Діловодство

Світ енциклопедій

Універсальна підбірка науково-популярних онлайн-енциклопедій для учнів та студентів

Діловодство

Діловодство

Електронний цифровий підпис

Порядок підписання документів, створених і переданих за допомогою комп'ютерних систем, визначений у ст. 5 Федерального закону «Про інформації, інформатизації та захисту інформації»:

  1. Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації.
  2. Документ, отриманий з автоматизованої інформаційної системи, набуває юридичну силу після його підписання посадовою особою в порядку, встановленому законодавством Російської Федерації.
  3. Юридична сила документа, що зберігається, обробляється і передається за допомогою автоматизованих інформаційних та телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом.
  4. Юридична сила електронного цифрового підпису визнається за наявності в автоматизованій інформаційній системі програмно-технічних засобів, що забезпечують ідентифікацію підпису, і дотримання встановленого режиму їх використання.
  5. Право засвідчувати ідентичність електронного цифрового підпису здійснюється на підставі ліцензії. Порядок видачі ліцензій визначається законодавством Російської Федерації.

Електронні документи з електронним підписом в останній час, отримують все більш широке поширення, що пов'язано з прийняттям Федерального закону «Про електронний цифровий підпис». Метою Закону є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.

Детальніше: Електронний цифровий підпис

Підпис

Підпис

Підпис - обов'язковий реквізит службового документа, який надає йому юридичну силу.

Посадові особи підписують документи в межах їх компетенції. Документи, що складаються в установах, що діють на правах єдиноначальності, підписуються однією посадовою особою. На документах, які приймаються колегіальними органами, ставляться два підписи. Наприклад, рішення підписують голова і секретар колегіального органу. Так само підписується протокол.

Детальніше: Підпис

Факс

Факс - будь-який документ на паперовому носії, отриманий у вигляді факсимільного копії каналами телефонного зв'язку. Факсом можна передати як тексти, так і таблиці, малюнки, креслення, фотографії та будь-яку графічну інформацію.

Детальніше: Факс

Формування справ

Формування справ

Після того як робота з документами закінчена, вони у справи вміщуються (швидкозшивачі, реєстратори) і розкладаються в них в певному порядку.

Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Детальніше: Формування справ

Редагування текстів

Розрізняють чотири основних види редакторської правки:

  • правка-вичитування;
  • правка-скорочення;
  • правка-обробка;
  • правка-переробка.

Правка-вичитування максимально близька до коректорської роботи. Вона являє собою виправлення орфографічних і пунктуаційних помилок. Такі виправлення зазвичай не вимагають узгодження з особою, що підписує документ.

Детальніше: Редагування текстів

Редагування офіційних документів

Редагування офіційних документів

Редагування (іншими словами - перевірка та виправлення тексту) - один з найважливіших етапів роботи над документом.

Приступаючи до редагування тексту, важливо чітко усвідомити, які цілі перед вами ставляться. Редагування може бути як чисто стилістичною (тобто не зачіпає змісту), так і смисловий. У першому випадку від редактора потрібно в першу чергу бездоганна грамотність, тонке відчуття слова. У другому - поряд з цим грунтовне знання суті питання, володіння фактичним матеріалом. Є, однак, і спільні принципи.

Детальніше: Редагування офіційних документів

Критерії оцінки документів

Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

З визначення експертизи цінності документів випливає, що основою її проведення є певні критерії, тобто ознаки документів, що дозволяють судити про їхню важливість. Такими критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.

Детальніше: Критерії оцінки документів

Формати паперу та розміри полів

Документи оформляються головним чином на папері формату А4 (210x297) та А5 (148x210). Окремі види документів, які містять таблиці та графіки - відомості, плани і т. д., оформляються на форматі A3 (297x420). Ці формати прийняті у нас в країні ще в 1920-ті роки і в їх основу покладено широко поширені в західних країнах німецькі формати.

Детальніше: Формати паперу та розміри полів

Друк

Друк

Для засвідчення справжності на підпис відповідальної особи проставляється печатка. В установах, як правило, печатки бувають двох видів: одна гербова печатка (або прирівняна до неї в комерційних організаціях) і кілька простих.

Детальніше: Друк

Адресат і адресування документа

Не менш важливим є знання порядку адресування документа. Від точного написання адресата залежить прямоточность руху документа, швидкість доставки, минаючи зайві інстанції, безпосередньому виконавцю, який займається цим питанням, і відповідно швидкість вирішення поставлених в документі проблем.

Детальніше: Адресат і адресування документа

Рекомендуємо переглянути